Bienvenue dans l'espace dédié

2 mois avant votre mariage, nous vous envoyons un mail avec les derniers détails à finaliser, dont le matériel à préciser pour la mise en place.
Par ordre de priorité vous devez choisir :

• Payer le solde restant de la location de la Chartreuse
• Envoyer le chèque de caution
• Prévoir le matériel en supplément si besoin
• Préparer les plans de table
• Organiser les détails avec votre traiteur

Mise en place matériel
Nous envoyer les informations nécessaires pour la mise en place du matériel (cf mail) Accès clefs, chambre froide….(cf ci-dessous)

Mise à disposition des lieux

Vous disposez des lieux le matin de votre réception à 10h, et vous devez rendre les lieux le lendemain à 5h. Si nous n’avons pas de réception la veille vous pourrez disposer des lieux à 15h la veille. Vous pourrez le savoir 1 semaine avant, auquel cas vous devez prendre soin de ne pas salir les lieux car les nettoyages sont déjà effectués, une check list a lieu la veille, merci de signaler si il manque quelque chose (1 table ou autre).

Mise en place

Vous avez un code pour accéder aux clefs pour ouvrir la Chartreuse, bien le communiquer aux prestataires. Avertissez bien vos prestataires (boissons, fleurs, célébrant, DJ, photographe) des lieux pour leur mise en place, dépôt de matériel, accès aux clefs. (nous avons souvent des prestataires qui ne savent pas ou installer le matériel)
Nous mettons à disposition les tables, les chaises et les housses, et autre matériel demandé (selon le stock détaillé ci-dessous) et selon les instructions que vous nous aurez envoyées 10 jours avant.
Pour ce qui est de la mise en place des tables, et des housses sur les les chaises, cette tâche incombe au traiteur. Bien lui communiquer votre plan de table. Pour la mise en place de la cérémonie, vous devez l’organiservous-même avec le célébrant, vos témoins ou demander au traiteur. Pour les lumières dans les caves, nous avons des leds, mettez-vousd’accord pour que le traiteur mette le bon éclairage et la couleur que vous souhaitez.
PS: Il est possible que nous effectuions quelques visites avant votre venue le jour J, merci de nous dire si vous y êtes opposés.

Cérémonie

Si la cérémonie a lieu en extérieur, veillez à mettre les chaises dehors au dernier moment (max 1 heure avant) pour éviter que les housses s’abîment avec le soleil (vous pouvez les housser en avance et les entreposer à l'intérieur en attendant).

Livraison boissons

Nous sommes conscients que la livraison peut avoir lieu dans le courant de la semaine précédente. Pour ce faire, nous autorisons le stockage en cuisine ou dans le frigo, toutefois vous êtes responsable de la réception de marchandise et elle demeure sous votre responsabilité. Elle doit être couverte d’une bâche avec mention de la date de réception et de votre nom en gros, ceci afin d’éviter tout risque de mélange avec les autres réceptions.
Dans le cas où vous prévoyez une livraison avant le jour même, vous devez nous en informer afin que nous nous organisions au mieux avec les autres réceptions.

Accès, clefs

(Cf ci-dessous)

Remise en état

Le traiteur se charge de toute la remise en état des lieux.

Débarrassage matériel

Tout le matériel (autre que fourni par la Chartreuse) devra être récupéré avant 5h, sinon il y a risque de confusion avec la prochaine réception et nous n’en prenons pas la responsabilité. Si vous avez oublié des objets, merci de nous le signaler au plus vite et de venir les chercher dans la semaine qui suit. Veillez également à enlever les éventuels panneaux de signalisation dehors.

Caution

Nous vous retournerons la caution suite à votre événement si la remise en état est correcte. Les éléments susceptibles de faire que cette caution ne vous soit pas retournée sont le non-respect des conditions contractuelles, entre autres détérioration des lieux et du matériel mis à disposition, non-respect de l’interdiction de tirer des feux d’artifice. Nous vous prions de prêter une attention particulière aux bougies qui sont autorisées, pour autant qu’elles soient placées dans des récipients afin de ne pas endommager le sol et les murs. L’usage des confettis, pétales n’est pas autorisé. Les housses de chaise pour la cérémonie doivent être mises au dernier moment (max 1h) dehors en cas de soleil pour ne pas les endommager.

Votre avis nous intéresse

Nous vous enverrons un mail pour avoir votre retour sur le bon déroulement de votre mariage. Ces informations nous sont très utilesafin d’améliorer le bon fonctionnement de la Chartreuse. Nous vous serions très reconnaissants d’y répondre. Par ailleurs, si vous avez des photos, vidéos de la Chartreuse en situation, nous serions heureux de les recevoir et éventuellement les publier (sans invités) avec votre.

Remise en état

Le traiteur se charge de toute la remise en état des lieux.

Débarrassage matériel

Tout le matériel (autre que fourni par la Chartreuse) devra être récupéré avant 5h, sinon il y a risque de confusion avec la prochaine réception et nous n’en prenons pas la responsabilité. Si vous avez oublié des objets, merci de nous le signaler au plus vite et de venir les chercher dans la semaine qui suit. Veillez également à enlever les éventuels panneaux de signalisation dehors.

Caution

Nous vous retournerons la caution suite à votre événement si la remise en état est correcte. Les éléments susceptibles de faire que cette caution ne vous soit pas retournée sont le non-respect des conditions contractuelles, entre autres détérioration des lieux et du matériel mis à disposition, non-respect de l’interdiction de tirer des feux d’artifice. Nous vous prions de prêter une attention particulière aux bougies qui sont autorisées, pour autant qu’elles soient placées dans des récipients afin de ne pas endommager le sol et les murs. L’usage des confettis, pétales n’est pas autorisé. Les housses de chaise pour la cérémonie doivent être mises au dernier moment (max 1h) dehors en cas de soleil pour ne pas les endommager.

Votre avis nous intéresse

Nous vous enverrons un mail pour avoir votre retour sur le bon déroulement de votre mariage. Ces informations nous sont très utilesafin d’améliorer le bon fonctionnement de la Chartreuse. Nous vous serions très reconnaissants d’y répondre. Par ailleurs, si vous avez des photos, vidéos de la Chartreuse en situation, nous serions heureux de les recevoir et éventuellement les publier (sans invités) avec votre.

Heure de restitution des lieux

Prêtez attention aux heures de restitution des lieux stipulées dans le contrat en cas de mise en place d’un chapiteau.

DJ

Si vous avez sélectionné un DJ qui ne fait pas partie de notre liste, il est important qu'il se rende sur les lieux afin d'être au clair sur le fonctionnement de l'éclairage et du rétroprojecteur (si besoin). C’est lui qui doit être responsable de leur fonctionnement et vous devez l’en informer. Si vous avez des projections à faire il est très important que vous, vos invités ou votre DJ viennent tester le matériel tant les configurations sont différentes. Nous voyons trop souvent des témoins qui paniquent et se gâchent une partie de la soirée. (rappel ci-dessous du matériel mis à disposition). Pensez à ajouter une nappe pour le DJ afin d’être coordonné.

Pas de gardiennage

Nous ne sommes pas forcément sur les lieux le jour du mariage, mais nous nous tenons à votre disposition pour toutes questions. En cas d’urgence vous pouvez nous joindre par sms 06 09 86 12 72. Votre interlocuteur pour le jour du mariage est le traiteur avec lequel nous avons signé une convention pour le bon déroulement.

Feux d’artifice : pas autorisés

Repas prestataires

Pensez aux repas pourles prestataires, baby-sitting, DJ… à voir avec votre traiteur.

Caution

Nous vous retournerons la caution suite à votre événement, les éléments susceptibles de faire que cette caution ne vous soit pas retournée sont le non respect des conditions contractuelles, entre autre détérioration des lieux et du matériel mis à disposition, non respect de l’interdiction de tirer des feux d’artifice, aussi nous vous prions de prêter une attention particulière aux bougies qui sont autorisées pour autant qu’elles soient placées dans des récipients afin de ne pas endommager le sol et les murs. L’usage des confettis, pétales n’est pas autorisé. Les housses de chaise pour la cérémonie doivent être mises au dernier moment (max 1h) dehors en cas de soleil pour ne pas les endommager.

Veillez à bien préciser à vos invités comment accéder à la Chartreuse, certains GPS n’indiquent pas le bon endroit. La route est cependant bien indiquée.

Clef

Nous vous demanderons un numéro de code d’accès, il vous permettra d’accéder aux clefs le matin de votre réception.

Personnes à mobilité réduite

Les personnes à mobilité réduite peuvent accéder aux caves en voiture.

Arrivée des invités

Parking : Vous disposez de 50 places de parking en bas pour les invités. Pensez à prévoir un ami/membre de la famille pour garer les voitures afin optimiser le nombre places. Nous vous conseillons de garder les places du haut (20) pour les personnes à mobilité réduite et les prestataires. Aucune voiture ne doit se garer le long du chemin il y a risque que celles-ci soient enlevées.
Veillez à prévoir qui recevra les invités à leur arrivée à la Chartreuse : le traiteur ? un membre de la famille ? Aussi, nous pouvons vous mettre à disposition des panneaux signalétique (prévoir un format A4, portrait ou paysage que vous devrez disposer). Pensez aussi à ceux qui arrivent en retard pour qu’ils trouvent le lieu de la cérémonie le caséchéant. .

Retour des invités

Il est bien de prévoir des navettes pour ramener les invités chez eux ou à leurs hôtels.

Matériel

• 200 Chaises avec leurs housses (200), nous mettons quelques housses supplémentaires au cas où certaines sales n’aient pas été enlevées.
• Nous avons en extra 110 chaises (sans housses), pour éviter de déplacer les chaises de la cérémonie pour le repas.
• Tables rondes de 1,50 m pour 8 à 9 personnes, dans la limite de notre stock de 20 tables.
• Tables rectangulaires de 1,50 m / 0,75 m, dans la limite de notre stock de 20 tables.
• 1 plateau ovale pour 12 personnes ou 16 avec rallonge, il se pose sur 2 tables rondes.
• Salles de RDC : sono + 1 micro + 1 écran + projecteur, + lecteur CD.
• Grandes caves : sono + 1 micro + 1 écran + projecteur.
• Les caves sont équipées de connections XLR & SPEAKON pour relier chaîne/haut-parleur/micros.
• Local traiteur pour la préparation des repas.
• Vestiaires et sanitaires.
• Trois parkings privés non gardés sont mis à la disposition du loueur soit pour une capacité totale de 70 places

Matériel en supplément

Nous vous proposons diverses prestations en supplément selon vos besoins :

• Mange debout sans ou avec housse en lycra
• Mini Liqueur Chartreuse
• Sono mobile
• Chandelier fleuri
• Arche fleurie
• Nœud chaise fleuri
• Lumignons escalier